sábado, 23 de agosto de 2014

UNIDAD 1: ¿Cuáles son las características que debe tener un proceso?





3. ¿Cuáles son las características que debe tener un proceso?
Capacidad: Característica que determina la tasa máxima disponible de producción por unidad de tiempo.



• Eficiencia: relación entre la generación total de los productos o servicios y los insumos en materiales, capital o mano de obra utilizados. La utilización eficiente de los recursos (insumos) permitirá lograr una producción mayor con la misma cantidad de insumos.

• Eficacia: magnitud que permite medir el resultado real con lo planificado, mediante la comparación entre los dos.

• Calidad: Condiciones que cumple el producto o servicio de acuerdo a las especificaciones dadas.

• Flexibilidad: Capacidad de acelerar o frenar rápidamente la tasa de producción para lidiar con grandes fluctuaciones de la demanda.
Componentes

Características de los procesos de la organización:
Flujo: métodos para transformar el input en output.



• Efectividad: cuán bien se satisfacen las expectativas del cliente.

• Eficiencia: cuán acertadamente se utilizan los recursos para generar un output.

• Tiempo del ciclo: lapso necesario para transformar el input en output.

• Costos: gastos correspondientes a la totalidad del proceso.
Efectividad del proceso:
Se refiere a la forma acertada en que este cumple los requerimientos de sus productos finales. Esta evalúa la calidad de proceso.

La efectividad se refiere a:

• El output del proceso cumple los requerimientos de los clientes finales.

• Los outputs de cada subproceso cumplen los requerimientos de input de los clientes internos.

• Los inputs de los proveedores cumplen los requerimientos del proceso.

Las características de efectividad son indicadores de modo eficiente como está funcionando el proceso.




Los indicadores típicos de falta de efectividad son los siguientes:

• Producto y/o servicio inaceptables

• Quejas de los clientes

• Altos costos de garantías

• Disminución de la participación del mercado

• Acumulación de trabajo

• Repetición del trabajo terminado

• Rechazo del output

• Output retrasado

• Output incompleto

Veamos la representación de un proceso en un diagrama de Flujo:

Podemos observar 5 elementos en la representación:

• Entradas o Inputs: Con unas características definidas de antemano que permite aceptarlas o rechazarlas.

• Salidas o outputs: Producto/Servicio destinado al cliente interno/externo.

Es fundamental, es vital que cumpla con la calidad exigida por el proceso, en caso contrario no aportará el valor agregado esperado por el cliente.

Es habitual que la salida de un proceso sea la entrada del siguiente (interacción de procesos, tema a tratar en artículos posteriores). Si la entrada del siguiente proceso no cumple con la calidad esperada es seguro que la salida tampoco, provocando una cadena que desemboca en el cliente final.





Recursos o factores del proceso:
 
1. Personas: Quién lo hace, tanto el concepto físico como en el de competencias, habilidades necesarias, formación requerida, etc.

2. Materiales: Con qué lo hace, en término de materias primas o semielaboradas. No se debe pensar únicamente en materiales físicos, ya que por ejemplo en empresas de servicio la información también es una materia prima.
 


 


3. Infraestructura: Con qué herramientas, instalaciones, maquinaria, hardware, software…

4. Método: quién hace qué, cómo lo hace y cuándo lo hace. Procedimiento, instrucción de trabajo…

Volviendo a la diferencia entre proceso y procedimiento, aquí se puede observar cómo el procedimiento forma parte de uno de los factores del proceso.
Sistema de control:
 
 
Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando resultantes para la toma de decisiones.

Es fundamental para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias y mejorar continuamente.

Una vez analizada y detallada toda esta información se puede confeccionar la ficha del proceso.

Por ejemplo, en el proceso de fabricación de un azulejo, se tiene claro que necesitaremos tierra y esmaltes, pero también serán necesarias otras entradas secundarias como por ejemplo, cartón para embalarlos, palets para almacenarlos, lo que generará proveedores auxiliares, pero también generará salidas secundarias como unos niveles de stock, a controlar por el almacén o unas necesidades de venta, a tener en cuenta por el proceso comercial, es decir, se han generado otros clientes que también se benefician del resultado del proceso.





Características de los Procesos
 
Objetivos: comprender estas características de los procesos es esencial por tres razones.

1. Esta comprensión ayuda a identificar las áreas problemas o críticas que son claves dentro del proceso. Esta información proporcionará la base para modernizar el proceso.

2. Nos suministra la base de datos indispensable para que podamos tomar decisiones con información acerca de los mejoramientos.

3. Está en el fundamento para fijar los objetivos de mejoramiento y evaluar los resultados.
 
Revisión del proceso:
 
Los trabajadores se desvían del proceso por diversas razones, por ejemplo:

1. Malinterpretan los procedimientos.

2. No conocen los procedimientos.

3. Descubren una manera mejor de hacer las cosas.

4. Es difícil poner en práctica el método documentado.

5. Les falta capacitación.

6. Se les capacitó para realizar la actividad en forma diferente o insuficiente.

7. No cuentan con las herramientas indispensables.

8. No disponen del tiempo suficiente.

9. Alguien les dijo que lo hicieran de forma diferente.

10. No comprenden porque deben seguir los procedimientos.

La única manera de comprender realmente lo que sucede en los procesos de la organización es a través de un seguimiento personal del flujo de trabajo, analizando y observando su desarrollo.

Esto se conoce como revisión de proceso.