sábado, 23 de agosto de 2014

UNIDAD 2: Cómo se relaciona la Planificación con la etapa de Dirección y control?


Cómo se relaciona la Planificación con la etapa de Dirección

Los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la planificación que los administradores de nivel inferior. Los administradores de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la empresa, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la alta dirección. Los administradores de nivel medio usualmente invierten más tiempo en la planificación que los administradores de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior.

El tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida que éstos ascienden en la organización. Típicamente, los administradores de nivel inferior planifican a corto plazo; los administradores de nivel medio planifican a un plazo un tanto más prolongado; y los administradores de nivel superior planifican a un plazo más prolongado.

La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para planificar en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos de la empresa. Los administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la situación empresarial como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.




¿Cómo se relacionan la etapa de Planificación y la etapa de Control?

La planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviación significativa entre el desempeño real y el planificado, puede tomarse una acción correctiva. Un ejemplo claro de los planes empleados como estándares de control se puede encontrar en los presupuestos.

Estos presupuestos proporcionan la base para estándares continuos de control durante todo el año de operaciones. Si el desempeño real no corresponde estrictamente al desempeño planeado y presupuestado, hace que se aplique una acción correctiva.

Desde un punto de vista general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes fases o etapas:

1. Fase de planificación: se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y costos. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.

2. Fase de ejecución: representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto, supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.

3. Fase de entrega o puesta en marcha: todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente provocando retrasos y costos imprevistos.

A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:

4. Fase de iniciación: es la definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.

5. Fase de control: corresponde a la monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo




Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos externos.

Las principales diferencias aparecen en la etapa de planificación.

En el proyecto externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o personas.

Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La exigencia comercial tiene un carácter prioritario para la empresa, siendo la obtención del contrato un paso imprescindible para poder acometer un proyecto concreto con una perspectiva más amplia, condición esencial para la supervivencia de la empresa.

 




Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento.

La concepción de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas, la estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto, de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica suelen aparecer.
Conclusión
 
 
Si una empresa aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la empresa y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a la planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes efectivos son flexibles y se deben adaptar a condiciones cambiantes.

Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien, es un círculo continuo que nunca debe terminar en una empresa; por lo que debe ser vigilada periódicamente, revisada, modificada de acuerdo con los resultados internos, externos y los eventos.
En síntesis:
 
 
Una planificación es una carta de navegación, que a pesar de poder tener variaciones, nos orienta cotidianamente y facilita no perder de vista el norte.

La planificación es una herramienta útil para lograr los objetivos que te planteas, emprender nuevos proyectos o desafíos, gestionar tu propio desempeño y facilitar así tu crecimiento en el ámbito personal, académico y laboral.