sábado, 23 de agosto de 2014

UNIDAD 2: ¿Cuáles son los principios de organización?










¿Cuáles son los principios de organización?

Los principios son declaraciones que guían el acto de construir una empresa. En orden jerárquico se pueden enumerar los siguientes:

• Principio del Objetivo: se debe establecer los fines permanentes hacia los cuales se encamina la organización de una empresa.






 

Principios de los Canales de Supervisión: que deben estar conectados por canales de comunicación.



• Principio del Espacio Control: se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el número de personas esté entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los subordinados, el medio ambiente físico.

• Principio del Equilibrio dirección-control: a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de la empresa sea total o de la parte de ésta que delegue.

• Principio del Equilibrio autoridad-responsabilidad: la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.

• Principio de Fijación de responsabilidades: la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor ni menor que la que implica la autoridad delegada.

• Principio de la Excepción: los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben ser resueltos por los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.

• Principio de Identificación: establece que todos los actos y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones.

• Principio de Simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo sólo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo.

• Principio de la Moral interna: establece que debe haber responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes.

• Principio de la Unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre una misma materia.

• Principio de Jerarquía o de escala jerárquica: debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el último subordinado y ésta debe funcionar claramente.

• Principio de Especialización: establece que a medida que la empresa se amplía y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.

• Principio de Centralización–descentralización: la centralización se produce cuando las decisiones y la responsabilidad están referidas a la dirección superior y hay descentralización cuando las decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección intermedias.

Reglas de la Organización:


1. Reglas del Objetivo: todas las actividades deben relacionarse con los objetivos. Lo contrario implica burocracia e ineficiencia.

2. Especialización: el trabajo de una persona debe limitarse a una sola actividad. Esto genera eficiencia y destreza.



 


3. Jerarquía: establecer centros de autoridad donde emane la comunicación, que la autoridad y la responsabilidad fluyan de arriba hacia abajo.

4. Paridad entre Autoridad y Responsabilidad: a cada grupo de autoridad corresponde igual grado de responsabilidad.

5. Unidad de Dirección: un jefe por cada grupo de subordinados.

6. Difusión: las obligaciones de cada cargo deben publicarse a través de avisos o memoranda.

7. Espacio o tramo de control: no pueden haber más de 5 ó 6 subordinados por cada jefe (Urwick).

8. Coordinación: armonía y sincronización; debe mantenerse el equilibrio entre estos conceptos.

9. Continuidad: mantener el equilibrio pero ajustándose a los cambios.
¿Qué y cuáles son los sistemas de organización?


Los sistemas de organización son formas de poner en coordinación los elementos humanos y materiales de un organismo. Los principales son los sistemas lineales, los sistemas funcionales y los sistemas mixtos que son de organización lineal con staff.

• Sistemas lineales: propuestos por Henry Fayol, se califican de jerárquicos, las órdenes provienen de una unidad, la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerárquica.

• Sistemas funcionales: propuestos por Frederick Taylor, se basan en la diversidad de funciones que se distribuyen en diversas autoridades superiores o intermedias. En este sistema vale más la especialización que la posición jerárquica.

• Sistemas de organización lineal con staff, asesoría o plana mayor: es un sistema de organización lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff, estado mayor, asesoría o plana mayor. Es de uso corriente en las grandes empresas con gran número de funciones de cierta magnitud o complejidad.
La Organización como proceso


Antes que todo cabe señalar que todos estos sistemas de organización son aplicables de forma indistinta, dependiendo de las características de la empresa; su estructura funcional y los lineamientos que se tengan definidos desde el punto de vista jerárquico.

• División del trabajo

• Coordinación

La delimitación de actividades dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo es la división del trabajo la cual está conformada por dos aspectos:

1. Jerarquización: es la disposición de las funciones por rango o grado. Los niveles jerárquicos son órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad. Deben ser mínimos e indispensables. Se deben definir claramente (lineal, funcional y staff).

2. Departamentalización: es agrupar las diversas actividades de la empresa conformando unidades administrativas. División, agrupamiento de funciones y actividades en unidades con base en su similitud.
Departamentalización


Fases:

1. Establecer todas las funciones de la empresa

2. Clasificarlas

3. Agruparlas en orden jerárquico


 


4. Asignar actividades a cada área

5. Especificar relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación

6. Establecer líneas de comunicación e interrelación

7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización deberán relacionarse con las necesidades de la empresa.
Criterios para realizar la Departamentalización


Funcional: agrupar actividades similares (tesorería, contabilidad, presupuestos).


• Por tipo de Clientes: crear unidades cuyo interés es servir a los distintos clientes según edad, sexo, etc..

• Por Productos: organizaciones que fabrican diversas líneas de productos; se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

• Geográfica o por territorios: es eficiente cuando la empresa realiza actividades en sectores alejados físicamente. Se utiliza en el área ventas por ejemplo: dividir una empresa en zonas regionales del país.

• Por Procesos o equipos: implica una secuencia de pasos, como por ejemplo la división de una planta automotriz: fundición, ensamble, pintura.

• Por Secuencias: alfabéticas, numéricas o de tiempo, por turnos rotativos; por letras, por números.
Coordinación


Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Es lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelaciones con facilidad, que se sincronicen.

La eficacia de un sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas.

La eficacia de la organización utiliza la que implica la representación de la organización por medio de su representación gráfica (organigramas)