sábado, 23 de agosto de 2014

UNIDAD 2: ETAPA de CONTROL





¿Qué es control?

Es la quinta etapa del ciclo de administración.



• Es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

• Es el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.

• Tiene la finalidad de señalar las faltas y errores a fin de que se les pueda reparar y evitar su repetición.

¿Cuál es la importancia del control?

Se enfoca en evaluar, corregir el desempeño de las actividades para asegurar que los objetivos y planes de la empresa se están llevando a cabo.



• Permite precisar si lo realizado se ajusta a lo planificado o en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

• No debe existir solo el control a posteriori (después de), sino que debe ser también una labor de previsión, para esto se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qué los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.





Etapas del proceso de control

1. Fijación de estándares: los objetivos tienen que ser bien definidos. Deben abarcar funciones básicas y áreas claves.

2. Tipos:

• Estadísticos: se elaboran sobre la base de datos de experiencias pasadas en la misma empresa o en otras. Son poco confiables.

• Técnicamente elaboradas: se desarrollan en relación con la productividad de las maquinarias, equipos y trabajadores.

• Fijados por apreciación: son juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador.

3. Medición de resultados: se vale de los sistemas de información, debe ser recibida a tiempo, exacta y válida. Una vez obtenida se comparan los resultados con los estándares preestablecidos, determinando desviaciones.

4. Corrección: es importante reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. Las medidas correctivas dan lugar a la etapa siguiente.

5. Retroalimentación: es la relación más estrecha entre la planificación y el control es básica.

¿Cuáles son los requisitos para un buen control?

Simplicidad: indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que se pretende con él.



• Adaptabilidad: el sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.

• Eficacia y eficiencia: las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas correctivas aplicarse en el momento oportuno para que se generen los efectos esperados.

• Continuidad: el control debe efectuarse con regularidad.

• Aceptación: el control debe ser aceptado por todos.

• Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.

Ámbito del control

Es el número de personas que se reportan al administrador. Los ejecutivos controlan a un número determinado de subordinados. Esto produce la necesidad de delegación de funciones a otras jerarquías inferiores.

Un autor decía que "mientras el número de subordinados se incrementen en forma aritmética, el número de interacciones se incremente en forma geométrica". Es casi imposible fijar el número de subordinados que un jefe pueda controlar debido a factores como capacidades hábitos etc.

Oportunidad de ejercer el Control

Verificar si se ha actuado de acuerdo a lo que establece la norma, reglamento o la ley. Esto debe llamar a tiempo la atención de la administración pues la información tiene poco valor si caduca.






Principales tipos de control
 
En términos generales podemos definir tres tipos dependiendo del momento en que se realiza:
 
1. Control Preliminar (ex ante), o control a priori. Son los realizados antes de la fase operacional. Esta incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planificadas serán ejecutadas con propiedad. o Evitar problemas ya que ocurre antes de la actividad real.

o Estar dirigido al futuro y evitar problemas.

o Requiere información anticipada y exacta.

o La clave es que la acción administrativa sea tomada antes de que ocurra el problema.



 

Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que verificar antes que los insumos que se emplearán son los adecuados.

2. Control Concurrente o concomitante: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades a realizar para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por ejemplo: si se produce un producto químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si está en las condiciones adecuadas.

La gerencia puede corregir problemas en el mismo momento, antes de que se tornen costosos y la forma es la supervisión directa.

3. Control de Retroalimentación, expost, o a posteriori (después de): se realiza después de una operación para retroalimentar las operaciones siguientes y corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: si se sabe que tras la elaboración de un producto él % de humedad en comparación con lo anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la acción correctiva de manera oportuna.

El mayor defecto es que cuando el administrador encuentra el problema el daño ya está hecho.

4. Control del Comportamiento: se realiza a través de evaluaciones y puede hacerse de distintos métodos.
 
o Estándares absolutos: los trabajadores empleados no son comparados entre sí, sino contra un sistema rígido.

o Estándares relativos: compara a los empleados entre sí. Se ven afectados cuando el número de personas que son evaluados es pequeño y cuando existe poca variabilidad real entre ellos.

o Contra los objetivos: aquí los empleados son evaluados por la eficiencia con que logran los objetivos. Si se aplica la Administración por Objetivos, estos objetivos pueden ser eficaces por sí solos.



5. Control de Gestión: es una forma que realizan los ejecutivos de la empresa para lograr información respecto de los sectores de la organización de su competencia y de los acontecimientos externos.

Puede estar referido a seguir la marcha de la organización y facilitar elementos para resolver problemas.

Los medios que están en función de los costos son:
 
o Contabilidad analítica y control de presupuesto.

o Gráficos y estadísticas.

o Análisis de resultados.

o Información de otras organizaciones en relación con la propia.




 


6. Control presupuestario: es una de las técnicas de control de gestión. Su objetivo es comparar entre previsiones y realizaciones.
o Las ventajas: evita el derroche al controlar los gastos lo que le permite aprovechar mejor los recursos. Regula las salidas en función de entradas.

o Las desventajas: requiere de una adecuada contabilidad analítica y un alto costo de implementación y funcionamiento.




¿Cuáles son las etapas para realizar adecuadamente el Control?
 
 
a. Establecimiento de estándares de actuación: los que se derivan de los objetivos establecidos durante la planificación.

b. Medición de Resultados reales: para ello es necesario un método económico y fiable que mida la actuación o los resultados realmente conseguidos.

c. Comparación de Resultados: los reales con los estándares.

d. Adopción de medidas y acciones correctivas: si la desviaciones se encuentran dentro de los márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviación excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir mejores resultados.
En síntesis:
 
 
El control es la función que permite asegurar que las acciones u operaciones se estén realizando de acuerdo con lo planificado.

Es una etapa fundamental para aprender y corregir los errores, ya que provee información para el mejoramiento continuo (kaizen).

Es una herramienta que se puede aplicar a todas las actividades, a nivel personal, académico, laboral, y es que si se revisa situaciones pasadas en que tal vez las cosas no funcionaron como se había planificado, se podrá identificar los errores y por tanto evitarlos en un futuro.

Siempre es preciso llevar un registro de los resultados que se obtiene luego de cada acción de control. De esta forma se podrá ir viendo los progresos en el tiempo y generar aprendizaje continuo.



 


6. Control presupuestario: es una de las técnicas de control de gestión. Su objetivo es comparar entre previsiones y realizaciones.
o Las ventajas: evita el derroche al controlar los gastos lo que le permite aprovechar mejor los recursos. Regula las salidas en función de entradas.

o Las desventajas: requiere de una adecuada contabilidad analítica y un alto costo de implementación y funcionamiento.




¿Cuáles son las etapas para realizar adecuadamente el Control?
 
 
a. Establecimiento de estándares de actuación: los que se derivan de los objetivos establecidos durante la planificación.

b. Medición de Resultados reales: para ello es necesario un método económico y fiable que mida la actuación o los resultados realmente conseguidos.

c. Comparación de Resultados: los reales con los estándares.

d. Adopción de medidas y acciones correctivas: si la desviaciones se encuentran dentro de los márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviación excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir mejores resultados.
En síntesis:
 
 
El control es la función que permite asegurar que las acciones u operaciones se estén realizando de acuerdo con lo planificado.

Es una etapa fundamental para aprender y corregir los errores, ya que provee información para el mejoramiento continuo (kaizen).

Es una herramienta que se puede aplicar a todas las actividades, a nivel personal, académico, laboral, y es que si se revisa situaciones pasadas en que tal vez las cosas no funcionaron como se había planificado, se podrá identificar los errores y por tanto evitarlos en un futuro.

Siempre es preciso llevar un registro de los resultados que se obtiene luego de cada acción de control. De esta forma se podrá ir viendo los progresos en el tiempo y generar aprendizaje continuo.