sábado, 23 de agosto de 2014

UNIDAD 2:ETAPA de PLANIFICACIÓN





¿Por qué aprender de planificación?

Porque así:

• Se tendrá claridad en los objetivos, es decir, se sabrá dónde se va a dirigir una persona.

• Se tendrá un método para definir la vía que le permitirá a una persona alcanzar lo que se propone.

• Porque planificar implica construir un futuro deseado, no adivinarlo.

¿Qué temas revisaremos?

Para aprender de planificación revisaremos ideas centrales sobre:

• ¿Qué es la planificación?

• ¿Cuáles son los beneficios de planificar?

• ¿Cuáles son los principios para lograr una planificación efectiva?

• ¿Qué pasos seguir para elaborar una planificación?

Introducción a la Planificación

En gestión se menciona habitualmente, el concepto planificación. Planificar es lo más importante, es lo principal, es el ABC…pero ¿qué es realmente planificar?, ¿cuál es su definición?, ¿para qué sirve? y ¿cuáles son sus beneficios?

El mundo de los negocios es un mundo volátil, complejo, sin reglas, pero sobre todo es un mundo incierto. Ante estas características se necesitan herramientas para minimizar el riesgo y la planificación es una de ellas.

Planificar supone reducir el riesgo de una determinada acción, gracias a anticiparse a sus consecuencias o lo que es lo mismo: planificar supone limitar el riesgo.





¿Qué es la planificación?

Es la primera función de la administración, consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir.



• Incluye seleccionar la misión y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros.

• Provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.

• Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción

• En la planificación se decide el curso de acción, los procedimientos para alcanzar los objetivos y metas.

• Consiste en decidir con anticipación a la acción para responder a ¿qué queremos lograr? y ¿qué camino seguiremos?

• Es el puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.

• Es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. En el sentido más universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente.

Otras definiciones, más precisas, incluyen:

• "Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual, los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos".

• Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción de planear en la gestión se refiere a planes, proyectos en sus diferentes ámbitos, niveles y actitudes.

• Es el ejercicio ejecutado con el fin de reducir el riesgo en la organización y organizar los medios productivos de acorde con los objetivos buscados.

• Es algo esencial en el trabajo de un gestor ya que es la que le permitirá conseguir sus objetivos. Planificar supondrá crear una herramienta con la que conseguir objetivos, una herramienta que nos ayuda a obtener resultados.

• Si tuviésemos que hacer un símil sobre el concepto de la planificación diríamos que es como la locomotora de un tren que arrastra las restantes actividades, si esta no estuviese en marcha el resto de vagones estarían parados.

• Supone analizar y estudiar los objetivos propuestos así como la forma en la que vamos a conseguirlos.

• Es una herramienta de acción para decidir qué vamos hacer y por qué, supone crear un plan.

• "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

• "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la empresa hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

• "Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f).



 

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).



• "La planificación... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff, 1981).

• "Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.

• "Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).

• "Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

• "Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual, los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).

• "Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos de la empresa" (Terry, 1987).

• En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas).

• Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro).

Crear un plan tiene muchos beneficios pero sobre todo clarifica muchas dudas acerca del trabajo a realizar:

• Define necesidad de recursos para conseguir objetivos.

• Clarifica las actividades y las dudas respecto a objetivos buscados.

• Cuantifica los niveles de desempeño para tener éxito.

• Establece prioridades.

• Clarifica debilidades y fortalezas para conseguir objetivos

Conceptos o aspectos relevantes al momento de planificar


Se revisarán algunos de los componentes esenciales, que permitirán comprender de mejor forma el concepto y el proceso de planificación.

• Se puede afirmar que la planificación es básica para las otras funciones de la administración, ya que sin la formulación de un objetivo no habría para que organizar, nadie para dirigir y nada que controlar.



 

Los objetivos son de gran importancia para la administración, pues le dan un sentido, una dirección u orientación a los esfuerzos aplicados. Estos objetivos, bien definidos, conocidos y planteados de un modo práctico, tienen fuerza motivadora en sí, por ellos mismos. Por eso se dice que la sola formulación de un objetivo claro implica obtener ya la mitad de su cumplimiento.



• En muchos casos, si bien existen objetivos, estos se formulan de un modo vago o ambiguo, sin determinar una meta precisa.

• En general son preferibles los objetivos cuantificables. La fijación de objetivos no es un privilegio ni una obligación exclusiva de los niveles jerárquicos de una empresa, sino lo es de todos y cada uno de los que actúan en ella. Es posible distinguir entre objetivos de la empresa, de los administradores y de los individuos. Lo importante es que tengan una orientación común.

• La armonización de los objetivos sugiere una cierta jerarquía entre ellos, así hay objetivos principales y secundarios.

• El proceso de generación de objetivos significa que primero se definen los objetivos generales o principales, luego estos se van extendiendo hacia abajo.

• Entonces planificar, consiste en seleccionar, relacionar los hechos, formular y emplear supuestos respecto al futuro, efectuando una predicción de actividades necesarias para alcanzar los objetivos o resultados esperados.

• La planificación eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimadas, pero no en emociones o deseos.

• La labor de planificar es permanente. Todos los planes son flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va cambiando.

Jerarquía de los objetivos:


a. Objetivos regulares: son continuos, recurrentes y cuantificables. Aportan la cuota de estabilidad a través de metas corrientes.

b. Objetivos de resolución de problemas: son restauradores, restablecedores.

c. Objetivos innovadores: son los más difíciles, creadores, inventivos, de alto rendimiento, buscan cambiar el carácter de la organización, fomentando su crecimiento y desarrollo.

¿Cuáles son los beneficios de planificar?


Permite organizar los medios acorde con los objetivos buscados.



• Facilita el logro de los objetivos y por ende obtener resultados.

• Permite ir midiendo nuestros progresos y realizar las acciones correctivas a tiempo para alcanzar los resultados esperados.

Características de la planificación:


Es económica, al concentrar las acciones en un sentido definido.



• Evita o aminora riesgos innecesarios.

• Permite el control de la organización.

• Facilita la coordinación de las distintas funciones de la empresa.





Principios:

Para que la planificación sea efectiva, de acuerdo a los mismos conceptos anteriores, es preciso tener en consideración los siguientes principios:

1. De flexibilidad: los planes se deben adaptar a los cambios. La inflexibilidad de los planes atenta con su efectividad, ya que si el plan es estático la planificación se rigidiza, pierde validez y se hace inoperante.

2. De compromiso: los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos los que intervienen en el proceso y así favorecer su cumplimiento.

3. De contribución: los planes deben estar debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central.

La planificación falla por sus propios errores, por un exceso de planificación y/o por una incertidumbre incontrolable del entorno.

Limitaciones:

Aun cuando la planificación es esencial para conseguir eficiencia en la acción posterior, tiene dificultades y limitaciones que son útiles de conocer y considerar.

• Una de las críticas que corrientemente se hace a la planificación, es su poca exactitud en relación con los resultados obtenidos. Ante esta observación, cabe llamar la atención en que la mayor o menor exactitud del plan dependerá de los datos considerados para formularlo. En la medida que éstos sean reales o bien estimados, mejor será el resultado logrado.

"Cuando se planifica no se pretende adivinar el futuro"; el proceso en sí contempla ciertos márgenes de error. Lo que realmente interesa es que dichos márgenes se reduzcan a niveles tolerables y las diferencias que surjan no sean significativas.

La importancia de la planificación, reside en la predicción de las variables pertinentes para alcanzarlo.

• Otra crítica que se formula a la planificación, la constituye las dificultades propias que plantea la actividad de planificar, esto es efectivo, sobre todo cuando no se dispone de antecedentes estadísticos en qué basar el plan.

¿Por qué hay que planificar?

Esta es una pregunta compleja de contestar si no se explican los orígenes o elementos necesarios para ello y el impacto que esto tiene en la empresa.



• Hay quienes dicen que la planificación retarda la acción. Esto es un error, no hay tiempo mejor invertido que el que se emplea en pensar lo que se hará, y como se hará.

• La iniciativa no debe constituir un continuo salirse del libreto, sino más bien en enriquecer el propio libreto, a través de planes innovadores y audaces, pero no irreflexivos.

• Por ello se revisarán los tipos de planes más comunes, que favorecen el desarrollo de la gestión efectiva.





Tipología de los planes:

Todo plan tiene tres características:

• Debe referirse al futuro

• Debe indicar acciones concretas

• Existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futuro, acción y causalidad personal y de la empresa son elementos necesarios de todo plan.

"Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo".

Existen muchas clases de planes. Las principales variables de clasificación son la amplitud del plan, su especificidad, el plazo que abarca y el nivel de la organización a la que se formula.

1. Metas u objetivos. Un objetivo es un tipo básico de plan. Los objetivos y metas determinan un punto o nivel que se espera alcanzar en un lapso determinado. Las metas u objetivos por lo común abarcan periodos no demasiado breves, así se habla de planes de corto, mediano o largo plazo. Los planes de largo plazo generalmente se refieren a periodos de tres a cinco años y más, mientras que los planes intermedios varían entre uno a tres años.

2. Presupuestos: dicen relación con aspectos financieros de gastos e ingresos. Son metas o programas expresados en término de dinero. Los presupuestos pueden abarcar periodos cortos y largos, según se trate de programas o metas. Los presupuestos de operación resultan más útiles para plazos largos, porque nos dan una idea de la rentabilidad o eficiencia bajo ciertos supuestos.

3. Programas: son metas distribuidas en el tiempo, de modo que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de metas parciales con una exacta dimensión del tiempo.

4. Políticas: se refieren a las fronteras o límites dentro de los cuales deberá desenvolverse una acción. Son las reglas del juego o el rayado de cancha. Pueden ser expresas o implícitas. Las primeras se basan en orientaciones, reglamentos y normas específicas, mientras que las segundas, por corresponder a cosas obvias suelen entrar en conflicto con las anteriores.

5. Procedimientos: es un plan que describe la secuencia cronológica de las tareas necesarias para ejecutar un cierto trabajo u operación.

6. Métodos: el método es de menor alcance que el procedimiento, ya que se refiere a una descripción detallada de cómo se realizará una labor específica.

Además, los planes son la guía para que:

• La empresa obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos.

• Los integrantes de la empresa desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos, procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los trabajadores sobre los objetivos que generan resultados.

• Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.




Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación:

• Los eventos inesperados.

• La resistencia psicológica al cambio.

• La existencia de insuficiente información.

• La falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación.

• Los elevados gastos que implica, entre otros.