sábado, 23 de agosto de 2014

UNIDAD 2:¿Qué pasos seguir para elaborar una planificación?





¿Qué pasos seguir para elaborar una planificación?
 
Los pasos a seguir van a variar dependiendo de la magnitud del proyecto o desafío a enfrentar. A continuación se sugieren los pasos básicos que tendrás que aplicar en la asignatura.

PASO 1: Analizar la situación inicial

• Cualquier planificación, pretende pasar de un punto A a un punto B. Siendo el punto A el punto de inicio, un problema a resolver, una necesidad o requerimiento que tiene que ser satisfecho. Así la planificación comienza con situación en estado negativo que se quiere pasar a un estado positivo.

• Por lo tanto antes de elaborar el plan de trabajo es fundamental tener claridad respecto el problema o la situación que se enfrenta.

PASO 2: Elaborar el plan de trabajo general

• Definir el objetivo general, que sería la situación negativa, pero transformada en positiva. Responde a la pregunta ¿Qué quiero lograr?

• Plantear objetivos específicos que requiero cumplir para lograr el objetivo general.

• Definir metas y resultados que permitan cuantificar o medir el logro de los objetivos.

• Definir los indicadores de verificación, que serían los medios para verificar el cumplimiento de metas.

• A nivel general definir recursos requeridos y obstáculos posibles de enfrentar.

PASO 3: Elaborar una carta Gantt:

• Definir tareas o actividades a ejecutar para lograr cada objetivo específico.

• Definir plazos para el cumplimiento de las actividades a realizar.
 
Etapas que componen la Planificación
 
1. Determinación de Objetivos: fijación de las metas u objetivos.


 


2. Recopilación de Antecedentes: reunir los antecedentes y estadísticas necesarias para la formulación del plan.

3. Análisis y Clasificación de los Antecedentes: una vez recopilados, se examinan para establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan. Se clasifican, ordenan, lo que permite un uso posterior más eficiente.

4. Formulación de Supuestos: en todo plan se determinan ciertos supuestos o premisas. Conviene analizar estos supuestos desde el punto de vista de su concordancia con la realidad, descartando o replanteando aquellos que por diversas razones puedan no ser reales y sufrir cambios de importancia.

5. Formulación de Planes Alternativos: generalmente existen varias posibilidades o planes alternativos para lograr el objetivo planteado. Es conveniente formular distintos planes que consideran múltiples cambios en las condiciones.

6. Determinación del Plan Definitivo: es necesario evaluar las alternativas y definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base de la más probable. Tener como orientación fundamental un plan que sea el que realmente dirija la acción.

7. Control de Avance del Plan: el control consiste en comparar lo programado con lo realizado, determinar las diferencias que existen y analizar sus causas, de modo que cualquier problema se pueda corregir con el debido tiempo.
¿Cómo planificar? ¿Qué pasos seguir?
 
 
A continuación se presentan 10 pasos en el desarrollo de una Planificación:

1. El "promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por diversos medios. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité correspondiente.

2. El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costos previstos, los medios a emplear.

3. El jefe de proyecto define en detalle, con el apoyo de los especialistas técnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional, las cargas de trabajo previstas y la metodología a desarrollar.

4. A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal o informal entre clientes, usuarios y especialistas, frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más concretamente, "pliego de especificaciones".

5. Los especialistas técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para la ejecución o puesta en marcha.

6. Se realiza la puesta en marcha del proyecto y los análisis iniciales necesarios para poder evitar errores.

7. Al resultar satisfactorios los análisis iniciales, se da comienzo al proyecto, dando lugar a las Cartas de avance o Gantt.

8. La puesta en marcha del proyecto es una fase delicada que requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuación se realiza un balance de los resultados del proyecto.

9. Después de varios meses de funcionamiento del proyecto, se debe realizar un balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido la empresa a las personas que participan en él.

10. Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoría de evaluación del proyecto que permita comprobar si sigue siendo adecuado o si es necesario introducir modificaciones.

Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos, también pueden identificarse varias fases que generalmente deberán darse en todo tipo de proyectos:



 

Decisión de abordar y desarrollar el proyecto.



• Nombramiento del jefe de proyecto.

• Negociación de objetivos.

• Preparación.

• Ejecución.

• Información.

• Control.
 
¿Por qué es importante?
 
 
Hoy día las posibilidades de realizar una buena planificación se han visto favorecidas por el desarrollo de la informática (software y hardware), que ha optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y transportar información. Sin embargo la tecnología por sí sola no es suficiente: quienes integran la empresa, ya sea el Gerente y principalmente los Directores de Comunicación, deben saber utilizarla. La cultura de la empresa debería estimular las innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integración de la tecnología, el torrente de información.

En la actualidad parece más que necesario implementar este tipo de metodologías. Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con los profesionales preparados para tales fines.

Pero como dice el dicho "una imagen vale más que mil palabras" por lo tanto cuidarla se torna imprescindible, claro que no solo para la imagen sino también para los negocios.

Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la empresa, saber de las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar y/o retirar productos. En síntesis, anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado de la sociedad.

Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificación no se mide por la capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos mentales y la transformación de las personas implicadas, el desarrollo de sus habilidades para la coordinación, la concertación de estrategias, el estímulo a la instrucción, los procesos cognitivos que ayuden a comprender y conducir una acción eficaz, en beneficio de los hombres del mañana.